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Chargé(e) d'accueil et de réservations(H/F)

Type of contract CDI
Place of work La Cité du Vin - 1 esplanade de Pontac 33300 Bordeaux
Sector of activity Direction Accueil / Vente
Reference CCVDAVCAR/SI1

Company presentation

Désireux(se) de vivre une nouvelle aventure au sein d'une équipe dynamique, venez rejoindre la Fondation pour la culture et les civilisations du vin en tant que Chargé(e) d'accueil et de réservations pour un CDI à temps complet.
Vous intégrez, plus qu'une entreprise atypique du fait de son statut, une équipe jeune et dynamique dans une ambiance de travail agréable et fédératrice.

Job description

Au sein de la Direction de l'accueil et des ventes, la Fondation vous propose de prendre en charge en autonomie les missions principales suivantes : l'accueil téléphonique et physique des visiteurs, la gestion du courrier, et la gestion des réservations individuelles et groupes par téléphone.
Plus précisément vous serez amené à réaliser les tâches suivantes :
- Répondre aux appels des visiteurs, en français et anglais (éventuellement autres langues)
- Conseiller/informer (horaires, tarifs…) les visiteurs sur les activités auxquelles ils peuvent participer
- Orienter les visiteurs vers certaines offres selon la stratégie du site, leurs besoins, les disponibilités, …
- Répondre aux demandes de renseignements (e-mails entrants), réceptionner, traiter et dispatcher le courrier
- Prise en charge des réponses aux réclamations
- Gérer la réservation des individuels pour les visites guidées, les ateliers et autres activités proposées
- Gérer les réservations de visite des groupes et des scolaires (à partir de 10 personnes)
- Editer les plannings des visites de groupes et des scolaires
- Optimiser les taux de remplissage des plannings des visites de groupes et scolaires
- Indiquer les services accessibles aux groupes, notamment aux scolaires (vestiaire, restauration, …)
- Gérer le système de réservations à travers l'application informatique de gestion (logiciel IREC : vente de tickets par téléphone, recherche de disponibilité et assignation horaire, confirmation des réservations, envoi d'information, planification des activités et de leur niveau d'occupation, etc.)
- Gérer les paiements par téléphone (TPE, terminal de paiement électronique)
- Gérer les litiges liés aux réservations
- Gérer les facturations
- Traiter les emails de demandes de réservations, gestion de la boîte mail réservations
- Constituer la base de données CRM
- Participer à des dispositifs d'étude des publics
- Gérer le reporting de l'activité, tenir à jour et transmettre le reporting quotidien des réservations (et autres indicateurs) à la Direction.
- Participer au Référencement de La Cité du Vin auprès des professionnels du tourisme nationaux et internationaux et au développement de la Fréquentation – en coordination avec l'équipe commerciale.

Autre :
- Partager les informations sur les actions mises en œuvre au sein du service ;
- Prendre part aux formations de l'entreprise ;
- Respecter les règles en matière d'Hygiène, Sécurité et Environnement et se conformer au Règlement Intérieur ;
- Reporter régulièrement à sa hiérarchie.

Target profile

Nous recherchons une personne avec le profil suivant :
Compétences techniques requises :
- Bac+2, formation et/ou aptitudes commerciales / métiers de l'accueil / Assistanat commercial
- 2 ans d'expérience professionnelle dans un poste similaire
- Bonne élocution, à l'aise au téléphone
- Anglais courant impératif + si possible espagnol / ou autre(s) langue(s)
- Expérience dans la réservation (musée, salle de spectacle, tourisme, hôtellerie…)
- A l'aise avec les outils de téléphonie et informatiques

Compétences comportementales :
- Qualités relationnelles
- Esprit d'équipe
- Personne dynamique, à l'écoute, enthousiaste et souriante
- Sens aigu du service client
- Résistance au stress et ténacité
- Bonne gestion du temps et des priorités
- Polyvalence et adaptabilité
- Connaitre l'offre culturelle de La Cité du Vin / curiosité culturelle

Prise de poste : Septembre / Octobre 2019
CDI, temps plein (35h)